Comment bien utiliser les fonctions dans Excel ? (Guide complet)

Une fonction est une formule prédéfinie qui effectue des calculs à l’aide de valeurs spécifiques dans un ordre particulier. Excel comprend de nombreuses fonctions courantes qui peuvent être utilisées pour trouver rapidement la somme, la moyenne, le nombre, la valeur maximale et la valeur minimale d’une plage de cellules. Afin d’utiliser correctement les fonctions, vous devez comprendre les différentes parties d’une fonction et comment créer des arguments pour calculer les valeurs et les références de cellule.

Les parties d’une fonction

Pour fonctionner correctement, une fonction doit être écrite d’une manière spécifique, qui s’appelle la syntaxe. La syntaxe de base d’une fonction est le signe égal (=), le nom de la fonction (SOMME, par exemple) et un ou plusieurs arguments . Les arguments contiennent les informations que vous souhaitez calculer. La fonction =SOMME(A1:A20) ajoutera les valeurs de la plage de cellules A1:A20.

Travailler avec des arguments

Les arguments peuvent faire référence à la fois à des cellules individuelles et à des plages de cellules et doivent être placés entre parenthèses. Vous pouvez inclure un ou plusieurs arguments, selon la syntaxe requise pour la fonction.

Par exemple, la fonction =MOYENNE(B1:B7) calcule la moyenne des valeurs dans la plage de cellules B1:B7. Cette fonction contient un seul argument.

Les arguments multiples doivent être séparés par un point-virgule. Par exemple, la fonction =SUM(A1:A3; C1:C2; E1) ajoutera les valeurs de toutes les cellules dans les trois arguments.

Création d’une fonction

Il existe une variété de fonctions disponibles dans Excel. Voici quelques-unes des fonctions les plus courantes que vous utiliserez :

• SOMME : Cette fonction additionne toutes les valeurs des cellules dans l’argument.
• MOYENNE : Cette fonction détermine la moyenne des valeurs incluses dans l’argument. Il calcule la somme des cellules, puis divise cette valeur par le nombre de cellules dans l’argument.
• NB : Cette fonction compte le nombre de cellules avec des données numériques dans l’argument. Cette fonction est utile pour compter rapidement les éléments dans une plage de cellules.
• MAX : cette fonction détermine la valeur de cellule la plus élevée incluse dans l’argument.
• MIN : Cette fonction détermine la valeur de cellule la plus basse incluse dans l’argument.

Pour créer une fonction à l’aide de la commande Somme automatique :

La commande Somme automatique vous permet d’insérer automatiquement les fonctions les plus courantes dans votre formule, notamment SOMME, MOYENNE, NB, MAX et MIN. Dans l’exemple ci-dessous, nous utiliserons la fonction SOMME pour calculer le coût total d’une liste d’articles récemment commandés.

1. Sélectionnez la cellule qui contiendra la fonction. Dans notre exemple, nous allons sélectionner la cellule D13.
   
2. Dans le groupe Édition de l’onglet Accueil, cliquez sur la flèche en regard de la commande Somme automatique. Ensuite, choisissez la fonction souhaitée dans le menu déroulant. Dans notre exemple, nous sélectionnerons Somme.
   
3. Excel placera la fonction dans la cellule et sélectionnera automatiquement une plage de cellules pour l’argument. Dans notre exemple, les cellules D3:D12 ont été sélectionnées automatiquement ; leurs valeurs seront additionnées pour calculer le coût total. Si Excel sélectionne la mauvaise plage de cellules, vous pouvez entrer manuellement les cellules souhaitées dans l’argument.
   
4. Appuyez sur Entrée sur votre clavier. La fonction sera calculée et le résultat apparaîtra dans la cellule. Dans notre exemple, la somme de D3:D12 est de 765,29.
   

La commande Somme automatique est également accessible à partir de l’onglet Formules du ruban.

Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Alt+= au lieu de la commande Somme automatique. Pour utiliser ce raccourci, maintenez la touche Alt enfoncée, puis appuyez sur le signe égal.

Pour saisir une fonction manuellement :

Si vous connaissez déjà le nom de la fonction, vous pouvez facilement le saisir vous-même. Dans l’exemple ci-dessous (un décompte des ventes de cookies), nous utiliserons la fonction MOYENNE pour calculer le nombre moyen d’unités vendues par chaque troupe.

1. Sélectionnez la cellule qui contiendra la fonction. Dans notre exemple, nous allons sélectionner la cellule C10.
   
2. Tapez le signe égal (=), puis entrez le nom de la fonction souhaitée. Vous pouvez également sélectionner la fonction souhaitée dans la liste des fonctions suggérées qui apparaît sous la cellule au fur et à mesure que vous tapez. Dans notre exemple, nous allons taper =MOYENNE.
   
3. Entrez la plage de cellules pour l’argument entre parenthèses. Dans notre exemple, nous allons taper (C3:C9). Cette formule ajoutera les valeurs des cellules C3: C9, puis divisera cette valeur par le nombre total de valeurs dans la plage.
   
4. Appuyez sur Entrée sur votre clavier. La fonction sera calculée et le résultat apparaîtra dans la cellule. Dans notre exemple, le nombre moyen d’unités vendues par chaque troupe est de 849.
   

Excel ne vous dira pas toujours si votre formule contient une erreur, c’est donc à vous de vérifier toutes vos formules.

La bibliothèque de fonctions

Bien qu’il existe des centaines de fonctions dans Excel, celles que vous utiliserez le plus dépendront du type de données que contiennent vos classeurs. Il n’est pas nécessaire d’apprendre chaque fonction, mais l’exploration de certains des différents types de fonctions vous aidera à créer de nouveaux projets. Vous pouvez même utiliser la bibliothèque de fonctions dans l’onglet Formules pour parcourir les fonctions par catégorie, notamment Financier, Logique, Texte et Date et heure.

Pour accéder à la bibliothèque de fonctions, sélectionnez l’onglet Formules du ruban. Recherchez le groupe Bibliothèque de fonctions.

Pour insérer une fonction à partir de la bibliothèque de fonctions :

Dans l’exemple ci-dessous, nous utiliserons la fonction NBVAL pour compter le nombre total d’éléments dans la colonne Éléments. Contrairement à NB, NBVAL peut être utilisé pour comptabiliser des cellules contenant des données de toutes sortes, pas seulement des données numériques.

1. Sélectionnez la cellule qui contiendra la fonction. Dans notre exemple, nous allons sélectionner la cellule B17.

   

2. Cliquez sur l’onglet Formules du ruban pour accéder à la bibliothèque de fonctions.
3. Dans le groupe Bibliothèque de fonctions, sélectionnez la catégorie de fonctions souhaitée. Dans notre exemple, nous choisirons Plus de fonctions, puis passons la souris sur Statistique.
4. Sélectionnez la fonction souhaitée dans le menu déroulant. Dans notre exemple, nous sélectionnerons la fonction NBVAL, qui comptera le nombre de cellules de la colonne Éléments qui ne sont pas vides.
   
5. La boîte de dialogue Arguments de la fonction apparaît. Sélectionnez le champ Valeur1, puis saisissez ou sélectionnez les cellules souhaitées. Dans notre exemple, nous allons saisir la plage de cellules A3:A12. Vous pouvez continuer à ajouter des arguments dans le champ Value2, mais dans ce cas, nous voulons uniquement compter le nombre de cellules dans la plage de cellules A3:A12.
6. Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur OK.
   
7. La fonction sera calculée et le résultat apparaîtra dans la cellule. Dans notre exemple, le résultat montre que 10 articles ont été commandés.
   

La commande Insérer une fonction

Bien que la bibliothèque de fonctions soit un excellent endroit pour parcourir les fonctions, vous préférerez parfois en rechercher une à la place. Vous pouvez le faire en utilisant la commande Insérer une fonction. Cela peut prendre quelques essais et erreurs selon le type de fonction que vous recherchez, mais avec de la pratique, la commande Insérer une fonction peut être un moyen puissant de trouver rapidement une fonction.

Pour utiliser la commande Insérer une fonction :

Dans l’exemple ci-dessous, nous voulons trouver une fonction qui calculera le nombre de jours ouvrés qu’il a fallu pour recevoir les articles après leur commande. Nous utiliserons les dates des colonnes E et F pour calculer le délai de livraison dans la colonne G.

1. Sélectionnez la cellule qui contiendra la fonction. Dans notre exemple, nous allons sélectionner la cellule G3.
2. Cliquez sur l’onglet Formules du ruban, puis cliquez sur la commande Insérer une fonction.
   
3. La boîte de dialogue Insérer une fonction apparaît.
4. Tapez quelques mots-clés décrivant le calcul que vous souhaitez que la fonction effectue, puis cliquez sur Accéder. Dans notre exemple, nous taperons nombre de jours  mais vous pouvez également effectuer une recherche en sélectionnant une catégorie dans la liste déroulante.
   
5. Passez en revue les résultats pour trouver la fonction souhaitée, puis cliquez sur OK. Dans notre exemple, nous choisirons NB.JOURS.OUVRES, qui comptera le nombre de jours ouvrés entre la date de commande et la date de réception.
   
6. La boîte de dialogue Arguments de la fonction apparaît. À partir de là, vous pourrez saisir ou sélectionner les cellules qui constitueront les arguments de la fonction. Dans notre exemple, nous allons entrer E3 dans le champ Date_départ et F3 dans le champ Date_fin.
7. Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur OK.
   
8. La fonction sera calculée et le résultat apparaîtra dans la cellule. Dans notre exemple, le résultat montre qu’il a fallu quatre jours ouvrés pour recevoir la commande.
   

Comme les formules, les fonctions peuvent être copiées dans des cellules adjacentes. Sélectionnez simplement la cellule qui contient la fonction, puis cliquez et faites glisser la poignée de remplissage sur les cellules que vous souhaitez remplir. La fonction sera copiée et les valeurs de ces cellules seront calculées par rapport à leurs lignes ou colonnes.

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